Il legislatore ha stabilito quali siano le normative sulla videosorveglianza in azienda. Gli usi consentiti della videosorveglianza e gli adempimenti da espletare devono quindi attenersi a tale normativa. Nello specifico, una circolare del 2018 dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro fornisce ulteriori indicazioni operative, sul controllo a distanza dell’attività lavorativa.

Tale circolare presenta aggiornamenti, che producono una semplificazione dei processi di richiesta e rilascio dei provvedimenti autorizzativi. Ma vediamo nel dettaglio di cosa si tratta.

La videosorveglianza nei luoghi di lavoro: la normativa

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Le aziende possono avvertire la necessità di installare telecamere per diversi motivi. Si può trattare di ragioni produttive, di sicurezza sul lavoro oppure la presenza delle telecamere può fungere da deterrente, al fine di prevenire furti e violazioni.

Ovviamente tale esigenza va a scontrarsi con le disposizioni in materia di tutela della privacy dei dipendenti. Per questo, occorre una normativa che possa garantire i diritti dell’azienda ma anche quelli dei dipendenti, creando un equilibrio nel bilanciamento dei rispettivi diritti. Il legislatore infatti prevede sanzioni molto severe, sia di tipo amministrativo che penale, nel caso in cui si faccia un uso illegittimo delle telecamere.

Ad esempio, le telecamere non devono servire per controllare l’attività lavorativa e valutare la produttività, né possono andare a giustificare eventuali provvedimenti disciplinari. La videosorveglianza è anche limitata nei luoghi d’istallazione. Essa infatti non può essere presente nei bagni, negli spogliatoi e negli ambienti simili.

I principi di lecità, necessità, proporzionalità e finalità devono essere rispettati, quindi le telecamere finte non possono essere installate a scopo di deterrenza. Il datore di lavoro deve inoltre nominare un responsabile, che sia addetto alla videosorveglianza.

I lavoratori devono essere informati della presenza delle telecamere, fornendo loro un’informativa sulla privacy.

Il datore di lavoro inoltre è tenuto ad affiggere cartelli ben visibili per avvisare il personale, i clienti e i visitatori della presenza del sistema di videosorveglianza. Le immagini devono poi essere accessibili soltanto al personale autorizzato, fatta salva la visione da parte di autorità competenti, per fatti delittuosi e a scopo di titolo di prova giudiziale.

Come primo passo comunque, il datore di lavoro deve ottenere l’autorizzazione all’ installazione degli impianti audiovisivi.

La videosorveglianza in azienda: la circolare e gli aggiornamenti

La circolare n.5 del 19 febbraio 2018 prevede “indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art.4 della legge n.300/1970”. L’Ispettorato Nazionale del Lavoro, con la circolare suddetta, adegua le procedure previste dalla norma.

Tali aggiornamenti si sono resi necessari, sulla base delle innovazioni tecnologiche degli strumenti, che permettono il controllo a distanza dell’attività lavorativa in azienda. Tra le novità, si prevede che il focus su cui basare il rilascio delle autorizzazioni, non deve essere una valutazione tecnica.

Si tratta invece di effettuare una valutazione sulle motivazioni che sono alla base dell’utilizzo dello strumento. Inoltre si monitora la correlazione tra tali motivazioni e la scelta della tipologia di strumento stesso. Con tale adeguamento, per gli Istituti Territoriali del Lavoro, atti a rilasciare le autorizzazioni, il lavoro viene semplificato.

Nel caso della videosorveglianza, il numero degli strumenti, l’angolo e la loro dislocazione non saranno più legati alla richiesta di autorizzazione. Di conseguenza, l’azienda non sarà più tenuta ad allegare le planimetrie con la dislocazione delle telecamere.

Questo per andare incontro alla possibilità di effettuare modifiche sulle strumentazioni, senza continuamente dover aggiornare il provvedimento autorizzativo. Inoltre è possibile attivare il riconoscimento biometrico e si può inquadrare il lavoratore, qualora ne esistano le finalità secondo normativa.

Non è più obbligatorio il sistema con doppia chiave di accesso, fermo restando che le immagini devono essere conservate per 6 mesi. Con la circolare quindi, i controlli quindi saranno mirati a confermare che le modalità di utilizzo e le motivazioni, siano conformi a quanto autorizzato.